Zmiana trybu pracy na zdalną to dla wielu firm spore wyzwanie. Zagwarantowanie sprawnego zarządzania projektami i procesami zachodzącymi w firmie to zadanie, z którym mierzy się obecnie niejeden pracodawca. Jeśli chcesz, żeby Twój zespół był efektywny, z pewnością powinieneś poszukać wydajnego narzędzia, które pozwoli na płynną współpracę, planowanie działań i szybkie dzielenie się efektami pracy. Narzędzie do zarządzania projektami pomoże Ci sprawnie przesyłać informacje oraz ułatwi monitorowanie bieżących działań zespołu.
Jak zoptymalizować zarządzanie projektami?
Do wyboru mamy wiele różnych narzędzi, jednak ciężko wskazać jedno, które byłoby idealne i niezawodne. Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Jeśli chcesz, aby mimo obecnej sytuacji, wszystkie procesy przebiegały sprawnie oraz aby zlecane zadania były wykonywane terminowo, warto wprowadzić nowe standardy pracy.
Zaimplementowanie systemu, który będzie prosty i intuicyjny w obsłudze, z pewnością zwiększy kontrolę nad działaniami zespołu. Określenie nowych procedur rozliczania zadań oraz wyrobienie odpowiednich nawyków w Twoim teamie, ułatwi Ci koordynowanie pracy i przyczyni się do lepszych efektów.
Ogromny wybór dostępnych programów może być nieco przytłaczający, dlatego też postanowiliśmy stworzyć listę tych, które naszym zdaniem są warte największej uwagi. Przedstawiliśmy w skrócie każde narzędzie, opisaliśmy jego główne funkcje, zalety oraz cechy wyróżniające, abyś mógł wybrać takie, które w największym stopniu będzie spełniało Twoje oczekiwania.
Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami i koordynowania pracy
Trello
Choć na pierwszy rzut oka to narzędzie wydaje się bardzo proste, to kryje w sobie jednak bogaty zasób funkcji.
Źródło: trello.com/pl
Dlaczego warto korzystać z Trello?
- Daje nam możliwość tworzenia własnych tablic i dzielenia ich na listy z kartami, co zwiększa przejrzystość i usprawnia pracę. Co więcej, można je udostępnić publicznie lub dać dostęp konkretnym osobom.
- Porządkowanie danych można usprawnić wykorzystując tagi.
- Karty i listy, z których nie będzie się w najbliższym czasie korzystać, można zarchiwizować. W każdej chwili łatwo jest je przywrócić.
- Narzędzie umożliwia dodawanie komentarzy, checklist, używanie naklejek i zmiany tła.
- Dostępna jest również aplikacja Trello, dzięki której można zarządzać zadaniami niezależnie od tego, gdzie akurat jesteśmy.
- Narzędzie oferuje również dodatki Power-Up, czyli na przykład kalendarz, pola niestandardowe, w których możemy wprowadzić na przykład koszty, szacowany czas czy numery telefonu.
- Trello można zintegrować z innymi narzędziami, takimi jak np. Google Drive czy Dropbox.
Asana
Jest to jedno z najpopularniejszych narzędzi, zarówno wśród małych, średnich, jak i dużych firm. Asana w wersji podstawowej jest darmowa. Jeśli chcemy poszerzyć pakiet o dodatkowe funkcjonalności, mamy do dyspozycji wersję Premium. Jednak już wersja podstawowa daje ogrom możliwości.
Źródło: asana.com/templates/for/marketing/editorial-calendar
Co oferuje nam Asana?
- Umożliwia zarządzanie projektem w jednym miejscu – dzięki niej możemy tworzyć zadania, delegować je poszczególnym pracownikom oraz dodawać wskazówki i komentarze przy każdym zadaniu
- Zapewnia szybką i sprawną komunikację między pracownikami. Co więcej, umożliwia ograniczanie i przydzielanie dostępu poszczególnym użytkownikom do danych informacji oraz załączanie plików.
- Może zastąpić nam kalendarz i pełnić funkcję harmonogramu, a wszystko w bardzo przejrzystym i przyjaznym dla użytkownika interfejsie. Przy każdym zadaniu można załączyć informację o deadlinie. Co więcej, jeśli dana czynność jest powtarzalna, możemy ustawić cykliczne zadanie, które automatycznie będzie dodawane do naszego harmonogramu.
- Asana jest bardzo intuicyjna i prosta w obsłudze, dlatego polecamy ją nawet tym, którzy niechętnie korzystają z nowej technologii.
- Kolejną zaletą jest możliwość połączenia Asany z wieloma innymi narzędziami np. Gmailem. Regularnie otrzymujemy wiadomości w sprawie projektów, w które jesteśmy zaangażowani, np. codziennie o poranku dostajemy maila z listą zadań na dany dzień.
IC Project
Kolejną pozycją, która zdecydowanie zasługuje na uwagę jest IC Project. Jest to polskie narzędzie, w którym znajdziemy wszystko, czego potrzeba do zarządzania praktycznie całą firmą.
Źródło: icproject.com/pl/cechy-programu/
Co dokładnie kryje w sobie ICProject?
- Możliwość wyświetlania zadań za pomocą różnych widoków takich jak listy, tablica kanban, checklisty.
- Ma wbudowany komunikator i bazę CRM.
- Można monitorować swój czas pracy oraz zobaczyć jej przebieg na wykresie Gantta.
- Ciekawym dodatkiem jest baza wiedzy, dzięki której współpracownicy mogą tworzyć wewnętrzny system dzielenia się informacjami czy praktycznymi poradami.
- Wbudowany kalendarz pozwala łatwiej zarządzać urlopami czy wydarzeniami w firmie.
- Dzięki modułowi Wiki z łatwością możemy dodawać ogłoszenia, pliki, regulaminy czy instrukcje dla naszego teamu.
- IC Project umożliwia również zarządzanie kontrahentami, wystawianie faktur czy kontrolowanie budżetu.
- Można zintegrować go z innymi narzędziami.
- Mimo, że ma wiele funkcji, nadal jest bardzo intuicyjny.
Podio
Podio umożliwia zarządzanie zarówno projektami, jak i spotkaniami czy różnymi wydarzeniami. Co więcej, dzięki Podio proces rekrutacyjny pracowników staje się łatwiejszy i przebiega sprawniej. Z obsługą poradzą sobie nawet osoby, które niekoniecznie są z technologią za pan brat.
Źródło: podio.com/site/tour
Jakie funkcje znajdziemy w Podio?
- Podio umożliwia zarządzanie zadaniami, a cały projekt można wyświetlić na jednej stronie, dzięki czemu łatwiej zobaczyć pełen obraz działań, które musimy wykonać.
- Oferuje wiele różnorodnych podglądów dla każdego projektu.
- Możemy zsynchronizować go ze SkyDrive, dyskiem Google i Dropboxem.
- Wszystkie dane dotyczące projektu są oczywiście aktualizowane w czasie rzeczywistym.
- Za pomocą jednego kliknięcia możemy dołączać pliki, dodawać opinie i sugestie w komentarzach czy przeglądać statusy.
- Aplikacja jest dostępna również na urządzeniach z systemem Android i iOS, więc można z nią pracować niezależnie od miejsca, w którym akurat się znajdujemy.
Nozbe
Tego narzędzia również nie mogło zabraknąć na naszej liście. Nozbe, tak jak powyższe programy nastawione jest na optymalizację czasu pracy i skuteczniejsze zarządzanie zasobami firmy.
Źródło: nozbe.com/pl
Co jeszcze zyskamy korzystając z Nozbe?
- Nad projektem mogą pracować osoby z różnych krajów, ponieważ jest ono dostępne w wielu wersjach językowych.
- Jego funkcjonalność została oparta o metodologię GTD, czyli Getting Things Done. Oznacza to, że Nozbe pomoże nam skupić się na konkretnych działaniach i pozwoli jak najszybciej wykonać dane zadania.
- Możliwa jest jego synchronizacja z wieloma innymi usługami.
- Znajdziemy tu także funkcję przypisywania zadań do danych kategorii, etykiety dla projektów, przypomnienia czy opcje dodawania rozbudowanych komentarzy z różnymi załącznikami.
- Możemy dokładnie określić, co w danym projekcie trzeba zrobić, dodać datę realizacji, czas przewidywany na wykonanie zadania oraz przypisać je konkretnej osobie.
- Bardzo przydatne może okazać się przypisywanie priorytetu poszczególnym zadaniom, wtedy pokażą się one w pierwszej zakładce widocznej po otwarciu programu.
W Internecie dostępnych jest wiele narzędzi, pozwalających zarządzać projektami i koordynować pracę zespołu. Wiele z nich ma zbliżone funkcjonalności i różni się od reszty jedynie drobnymi elementami i interfejsem. Nasza lista zawiera narzędzia, które według nas są najbardziej funkcjonalne i godne polecenia. Zachęcamy jednak, abyś samodzielnie je przetestował oraz zobaczył, które z nich najlepiej się sprawdza i odpowiada Twoim potrzebom.