Obecna sytuacja zmusiła pracowników wielu firm do zmiany trybu pracy na zdalny. Home Office z dnia na dzień stał się nową rzeczywistością, którą, przynajmniej na jakiś czas, musimy zaakceptować. Przedstawiamy kilka porad i narzędzi, które z pewnością okażą się przydatne podczas organizacji wideokonferencji.
Telekonferencja czy wideokonferencja?
Kluczowe pytanie, na które powinniśmy odpowiedzieć sobie jeszcze przed podjęciem decyzji o wyborze programu, którego użyjemy, brzmi: „czy udostępnianie obrazu wideo jest niezbędne dla odbiorców?”. Udostępnianie i pobieranie obrazu z wielu źródeł może osłabić łącze, a co za tym idzie – negatywnie wpłynąć na jakość nadawania i odbierania treści. Zacinający się dźwięk i obraz nie są niczym przyjemnym, do tego skutecznie utrudniają wzajemne zrozumienie współpracowników. Jeśli obraz nie jest priorytetem w naszym przekazie, powinniśmy z niego zrezygnować. Co prawda, w dzisiejszych czasach łącza są dość silne i w zwyczajnych warunkach organizacja wideokonferencji nie stanowi problemu, jednak obecne okoliczności rzucają nieco inne światło na sytuację. Zarówno osiedlowe routery, jak i serwery takich gigantów jak Google czy Netflix, przez zwiększoną aktywność użytkowników, mogą być przeciążone. Co więcej, komunikatory głosowe są mniej popularne od ich video odpowiedników, więc używanie takich programów jak TeamSpeak czy Discord, niesie ze sobą mniejsze ryzyko trafienia na moment przeciążenia serwera.
Wideokonferencja dla firm – jaki sprzęt wybrać?
Dobra jakość dźwięku i obrazu (kolejność nieprzypadkowa) to podstawa skutecznej komunikacji między współpracownikami. Większość laptopów jest wyposażona we wbudowane kamery i mikrofony, ale są to rozwiązania jedynie prowizoryczne. Spełniają one swoje zadanie w minimalnym stopniu, ale w dłuższej perspektywie może okazać się problematyczne i jedynie zniechęci odbiorców do takiej formy komunikacji.
Nawet najtańsze modele słuchawek z mikrofonem wyraźnie podniosą jakość dźwięku i usprawnią pracę. Jeśli budżet na to pozwala, jeszcze lepszym rozwiązaniem okaże się mikrofon pojemnościowy, który redukuje szumy i inne dźwięki w tle. Koszt takich mikrofonów można zamknąć w przedziale 100-300 zł. Oczywiście, wymagający użytkownicy znajdą również droższe odpowiedniki, ale mikrofony z zaproponowanego przedziału cenowego bez problemu sprostają standardowym wymaganiom i zapewnią odpowiednią jakość dźwięku.
Podobnie wygląda sprawa wideo. Kamery internetowe z przedziału 150-200 zł wyraźnie podniosą jakość przesyłanego obrazu. Koszt nie jest duży, a kamera internetowa da możliwość przesyłania obrazu w rozdzielczości HD, jednocześnie zapewniając jego płynność. Unikajmy kamer bezprzewodowych! Pozornie wygodne rozwiązanie, zwykle już po krótkim czasie sprawia, że zaczynamy żałować tej decyzji. Kamerom często zdarza się tracić zasięg lub odłączać od komputera, co skutkuje utratą jakości, bądź zerwaniem połączenia. Kabel może wydawać się zniechęcający, ale wbrew pozorom, wcale nie utrudnia pracy w dużym stopniu. Większość kamer można zamontować na monitorze, więc w przypadku pracy na komputerze stacjonarnym, kabel nie powinien sprawić żadnych kłopotów. Podczas transmisji zadbajmy również o odpowiednie oświetlenie. Ważne jest, by kamera nie była skierowana pod słońce. Odsłonięte żaluzje i dobre naświetlenie pomieszczenia pomogą w uzyskaniu lepszej jakości obrazu.
Wideokonferencja dla firm – przydatne programy
Google Hangouts Meet – to proste i bezpłatne rozwiązanie do organizowania wideokonferencji, które dostarcza podstawowych narzędzi potrzebnych do zdalnej komunikacji. Umożliwia nadawanie obrazu z kamery, dźwięku z mikrofonu, rozmowę na czacie, a także udostępnianie ekranu. Interfejs nie jest rozbudowany, do wideokonferencji dołączyć można również za pomocą telefonu. Google Hangouts Meet nie wymaga instalacji, rozmowę prowadzi się przez przeglądarkę. Aby zaprosić kogoś do konferencji, wystarczy wysłać mu link. Przez przeciążone serwery, jakość połączeń może czasem pozostawiać nieco do życzenia.
Discord – bezpłatna aplikacja służąca głównie do rozmów głosowych. Ma bardzo rozbudowany, a jednocześnie intuicyjny interfejs, co pozwala na bezproblemową komunikację. Aplikacja umożliwia założenie własnego serwera, który można modyfikować dodając do niego kolejne kanały tekstowe i głosowe. Wiadomości zapisują się w historii rozmowy kanału, dzięki czemu użytkownicy nie muszą martwić się o utratę ważnych informacji. Discord również umożliwia stworzenie wideokonferencji, a także streamowanie, czyli wspomniane wcześniej udostępnianie ekranu. Ogromną zaletą w porównaniu do innych programów i aplikacji, jest możliwość indywidualnego regulowania poziomu głośności dla każdego użytkownika. Dzięki temu oszczędzimy nasze bębenki uszne, jednocześnie słysząc wypowiedzi użytkowników ze słabszymi mikrofonami.
Microsoft Teams – aplikacja daje wiele możliwości na komunikację z innymi użytkownikami, a do tego działa dobrze nawet ze słabym łączem internetowym. Interfejs jest bardzo prosty i intuicyjny. Program umożliwia czat grupowy i wiadomości indywidualne, tworzenie zadań, rozmowy wideo i udostępnianie plików. Przydatną funkcjonalnością jest możliwość planowania rozmów wideo w kalendarzu. Ustawić można datę, godzinę rozpoczęcia i planowaną długość spotkania, a także zaprosić wybranych uczestników, którzy zostaną powiadomieni o zaproszeniu.
Zoom – to program, który zawiera wszystkie podstawowe opcje umożliwiające zdalną komunikację. Poza rozmową wideo i udostępnianiem ekranu, pozwala również na rysowanie na wbudowanej tablicy. Wzięcie udziału w rozmowie nie wymaga rejestracji, potrzebny jest jedynie link od osoby hostującej (czyli gospodarza) spotkanie. Minusem Zooma jest wyskakujące okno po dołączeniu do konferencji, która jeszcze nie wystartowała. Poza tą niedogodnością, program spisuje się naprawdę nieźle. Zoom nie ma polskiej wersji językowej.
TeamViewer – to program, który pozwala na zdalne kontrolowanie systemu operacyjnego przez internet. Można włączyć go na komputerze stacjonarnym lub urządzeniu mobilnym i połączyć się ze swoim komputerem roboczym. Oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo użytkownika i jego danych w trakcie połączenia. Pozwala na udostępnianie plików, dostęp do pulpitów z wielu urządzeń, zdalne drukowanie czy dostęp do panelu zarządzania użytkownikami i urządzeniami.
MyOwnConference – to właściwie rozszerzona i ulepszona wersja Google Hangouts Meet. Poza funkcjami, które oferuje Google, MOC umożliwia również udostępnianie prezentacji, prowadzenie testów i ankiet w czasie rzeczywistym. Aplikacja ma wbudowane możliwości współdzielenia ekranu, rysowania na slajdach, nagrywania transmisji oraz przyciski Call To Action. Umożliwia również załadowanie nagranej transmisji bezpośrednio z panelu klienta do YouTube i Google Drive.
W sieci można znaleźć dziesiątki komunikatorów i programów, za pomocą których możemy komunikować się zdalnie i usprawnić pracę na home office. Większość z nich ma podobne funkcje – zwykle różnią się one jedynie niuansami i interfejsem. My przedstawiliśmy te, które według nas sprawdzają się najlepiej. Polecamy przetestować je we własnym zakresie i znaleźć narzędzie, które spodoba Wam się najbardziej i sprosta wszelkim Waszym oczekiwaniom.